Ambtelijk secretaris in de knel

De functie van ambtelijk secretaris kan op veel verschillende manieren worden ingevuld; van notulist tot full-speed beleidsambtenaar. Dat is een breed spectrum. De functie biedt dus veel ontwikkel-mogelijkheden. Maar, ben jij nog onafhankelijk of ben jij (soms) medespeler?

Net als in iedere andere functie begin je als ambtelijk secretaris bij de basis, oftewel de functieomschrijving. In principe geeft die weer waar de primaire behoefte van de ondernemingsraad tot ondersteuning ligt. Vaak zijn dat de administratieve ondersteunende taken, zoals notuleren, agenda’s opstellen en beheer van het archief. Vaak heb je ook nog een adviserende rol t.a.v. de wet op ondernemingsraden (WOR) en schrijf je het eerste concept van de advies- en/of instemmingsbrieven.
Met deze basis maak je je het vakgebied eigen en doe je je eerste ervaringen op met de dynamiek van de OR. Je leert ook de bestuurder kennen, de HR-afdeling en de achterban van de diverse afdelingen. Je taken zijn helder en je bent lekker onderweg.

Gaandeweg ontwikkel je als ambtelijk secretaris en geef je ook zelf invulling aan de functie. Je neemt daarbij je eigen ambities mee en maakt gebruik van de opleidingen die je volgt. Maar, je wordt ook uitgedaagd door jouw ondernemingsraad en de dynamiek in de organisatie. Daarnaast wisselt de ondernemingsraad waarvoor je werkt regelmatig van samenstelling. De eisen die de ondernemingsraad aan je ondersteuning stelt kunnen daardoor van raad tot raad en soms van zittingsperiode tot zittingsperiode verschillen. En, voordat je het weet doe je veel meer dan in eerste instantie in je functieomschrijving stond.

In de loop van de tijd kunnen de verwachtingen t.a.v. de invulling van je functie als ambtelijk secretaris tussen jou en de ondernemingsraad uit elkaar gaan lopen.
Daarnaast bestaat het risico dat je bij een langdurig dienstverband als ambtelijk secretaris bij dezelfde organisatie je neutrale positie kwijtraakt. Hoe langer je als ambtelijk secretaris in dienst bent, hoe beter je de organisatie en wegen van de medezeggenschap daarin kent. Je wordt steeds meer medewerker in dienst van organisatie en verwordt daarmee een beetje tot de eenpersoons-achterban van de OR.
In de basis is die betrokkenheid natuurlijk een grote pré, maar het gevaar bestaat dat je in een tunnelvisie terecht komt en gaat denken en opereren als een medespeler. Vanaf het moment dat je als ambtelijk secretaris bent verworden tot achterban of OR-lid, wordt je eigen positie kwetsbaar; zeker bij hoogoplopende conflicten.