De complete vraag en context
P&O heeft de ondernemingsraad (OR) laten weten dat er 2 personen zijn gevonden die de rol van vertrouwenspersoon binnen de organisatie willen invullen. P&O heeft gevraagd of de OR daar nog opmerkingen over heeft.
De OR heeft teruggekoppeld dat de OR instemmingsrecht heeft op de aanstelling van vertrouwenspersonen, de werkwijze, het profiel en de functiebeschrijving bij aanstelling en De OR dus in feite een instemmingsaanvraag verwacht.
P&O heeft daarop teruggegeven dat het hier om een rolinvulling gaat en niet om een functie, waardoor er geen sprake zou zijn van instemmingsrecht van de ondernemingsraad.
Heeft P&O hierin gelijk?
Antwoord
In de meeste (grote) organisaties is de vertrouwenspersoon een interne medewerker die de taken van vertrouwenspersoon uitvoert naast zijn of haar reguliere taken. Dus in die zin heeft P&O gelijk dat het hier gaat om de invulling van een rol en niet van een functie.
Maar dat wil nog niet zeggen dat de ondernemingsraad daarop geen instemmingsrecht heeft.
Een vertrouwenspersoon maakt deel uit van beleid ter voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting (zoals werkdruk, seksuele intimidatie, agressie en geweld) en kan je op basis daarvan dus scharen onder een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden; artikel 27 lid 1 sub d. De OR heeft dus instemmingsrecht op het aanstellen van de vertrouwenspersoon. En ergens is dat best logisch. De vertrouwenspersoon is er in eerste plaats om medewerkers te begeleiden en ondersteunen en moet zich niet laten leiden door belangen van de organisatie of leidinggevende.
Als vertegenwoordiger van de medewerkers binnen jullie organisatie weten jullie als OR als geen ander bij welke personen jullie collega’s zich veilig genoeg voelen om gevoelige zaken als werkdruk, (seksuele) intimidate e.d. mee te bespreken en hoe deze het beste toegankelijk zijn als het gaat om de locatie waar de vertrouwenspersoon werkzaam is.
Een vertrouwenspersoon heeft verschillende taken en het zal per organisatie verschillen welke taken de vertrouwenspersoon op zich neemt. Op basis van jullie eigen ervaringen en inschattingen, maar ook op basis van wat je meekrijgt van de werkvloer kunnen jullie heel goed meedenken over welke taken voor jullie organisatie het meest van toepassing zijn. Dus ook over het takenpakket hebben jullie instemmingsrecht.
Kortom, de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op het aanstellen van de vertrouwenspersonen en op basis hiervan zou het logisch zijn als jullie wordt gevraagd om in te stemmen met de aanstelling van de twee personen die zich hebben opgegeven voor de rol van vertrouwenspersoon.
Nu heeft P&O de twee betreffende personen al wel aan jullie voorgelegd en gevraagd of daar nog vragen over zijn.
Dat is mogelijk niet via een officiële instemmingsbrief gegaan, maar de vraag ligt wel voor.
Het is goed om jezelf af te vragen in hoeverre je als OR dan wil pushen op de formele aanpak. Volgens ons is het hierbij vooral van belang of jullie je als OR kunnen vinden in de personen die zij willen aanstellen. Wel is het verstandig om het e.e.a. vast te leggen over de afspraken die jullie (OR en P&O/bestuurder) hieromtrent maken.
Het is ons niet helder of er voor het eerst vertrouwenspersonen worden aangesteld of dat het om een opvolging gaat. In het geval het om een eerste instelling gaat, lijkt het wel verstandig om dan ook informatie op te vragen over het takenpakket, aangezien jullie daar ook invloed op hebben. Mocht dat nog op papier moeten worden gezet, dan is de stap naar een instemmingsaanvraag nog maar klein, en zou je kunnen voorstellen om het dan alsnog formeel te maken met een instemmingsaanvraag.