Leden van onze helpdesk Atim Paraat kunnen onbeperkt juridische, organisatorische of andere expliciete vragen aan onze adviseurs stellen. Op deze pagina zie je een selectie vragen over interne zaken van de OR met uiteraard ons antwoord.
De complete vraag: Onze bestuurder heeft gedreigd met een juridische procedure tenzij de OR besluit afscheid te nemen van de voorzitter. Onze vraag is of een bestuurder zich wel mag bemoeien met de samenstelling en de taak- en rolverdeling binnen een OR?
Het antwoord op deze vraag is: nee, dat mag niet. De OR is de vertegenwoordiging van de medewerkers in de organisatie en dus bepalen zij, en zij alleen (via verkiezingen), wie er in de OR zitting moet nemen. De bestuurder is geen medewerker in de onderneming waarvan hij bestuurder is en mag dus zelfs niet eens meestemmen (zo staat het zelfs expliciet in de Wet op de ondernemingsraden (WOR)). Er is echter één uitzondering: die staat in Art. 13 van de WOR. Met dat artikel in de hand kan de bestuurder een kantonrechter verzoeken om een OR-lid uit te sluiten van OR-werkzaamheden. Dat is echter een buitengewoon lastige procedure omdat de bestuurder dan wel moet kunnen aantonen ‘dat het OR-lid het overleg van de OR met de ondernemer ernstig belemmert’. En dat aantonen is niet eenvoudig. Het is dan ook een weinig toegepast artikel.
Over de rolverdeling: in de WOR staat dat de OR uit zijn midden een voorzitter kiest. De gekozen OR-leden gaan er dus over wie de voorzitter wordt en alleen zij. En hetzelfde kun je zeggen over evt. andere rollen binnen de OR (secretaris, vice-voorzitter etc.). Als een bestuurder zich rechtstreeks bemoeit met wie er welke rol binnen die OR krijgt dan opereert hij dus nadrukkelijk niet binnen de WOR!
Toch wil ik nog wel twee aanvullende opmerkingen maken. Ten eerste: als je mij de vraag stelt of een bestuurder actief medewerkers mag stimuleren om zich verkiesbaar te stellen voor de OR, dan is daarop mijn antwoord in het algemeen wel ja. Ik denk namelijk dat OR-verkiezingen gebaat zijn met zo veel mogelijk diversiteit en zo veel mogelijk kandidaten. En dan zijn kandidaten vanuit zo veel mogelijk hoeken natuurlijk welkom. Ik vind echter wel dat een bestuurder zich nooit mag bemoeien met de verkiezingscampagne of het verkiezingsproces. Medewerkers stimuleren om zich verkiesbaar te stellen mag, maar daarna houdt de rol van de bestuurder t.a.v. de verkiezingen wat mij betreft op!
Tweede aanvullende opmerking: alleen de OR-leden gaan er over wie de voorzitter wordt en niemand anders. Ik vind het echter wel verdedigbaar als leden bij hun keuze meewegen of er een goede werkrelatie mogelijk is tussen de voorzitter en de bestuurder. Want als die niet of nauwelijks mogelijk is, dan heeft dat vrijwel zeker effect op de effectiviteit en de invloed van de OR. En daarom kan het in bepaalde gevallen toch verstandig zijn om toch rekening te houden met de voorkeuren van een bestuurder…
In de Wet op de ondernemingsraad staat eigenlijk niks over het minimum aantal leden dat een OR moet hebben. Dus technisch gezien zou een OR zelfs uit slechts één lid kunnen bestaan en toch adviezen kunnen geven of instemming kunnen verlenen.
Sommige OR-reglementen hebben wel regels rondom besluitvorming. Vaak staat er dat de OR alleen kan beslissen als minstens de helft van de leden aanwezig is. Maar als de OR maar één lid heeft, dan is de helft van de leden ook gewoon dat ene lid. Dus kan dat ene lid nog steeds als OR optreden. Tenzij er wordt gesproken over de helft van de zetels, dan geldt natuurlijk een andere regel.
Hoewel het niet echt past bij de bedoeling van de WOR als een OR maar uit één lid bestaat, kan het volgens de letter van de wet en de meeste OR-reglementen wel. Rechters kijken vaak naar de letter van de wet.
Dus, kort gezegd, er lijkt geen echt minimum te zijn.
Maar… als een OR maar uit één lid bestaat kan de ondernemer (of bestuurder) daar naar ons idee wel verantwoordelijk voor worden gesteld, want volgens Art. 2 uit de WOR is een ondernemer (of bestuurder) verantwoordelijk voor het instellen van een OR conform de WOR.
Het wettelijk antwoord is dat er geen wettelijk verbod is op een OR met maar één lid. Het kan echter wel zo zijn dat in het reglement van deze OR iets staat dat zo’n OR geen formele besluiten kan nemen, bijvoorbeeld iets als: besluiten kunnen alleen worden genomen met tenminste 2/3e van het aantal zetels. Maar als er bijvoorbeeld in het reglement staat: besluiten worden genomen met tenminste de helft van het aantal aanwezige leden (en zoiets staat er meestal in) dan kan deze OR met maar één lid vanuit wettelijk perspectief gewoon zijn werk doen.
Maar…. het is natuurlijk niet hoe de OR bedoeld is. De situatie lijkt in ieder geval niet wenselijk, zowel niet voor het ene OR-lid zelf als voor de organisatie.
Algemeen
In Art. 2 van de Wet op de ondernemingsraden is te vinden dat de ondernemingsraad fungeert als ‘de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen’. Dat zou je kunnen uitleggen als: de diversiteit die er in een organisatie is zou idealiter ook moeten worden gerepresenteerd in de ondernemingsraad. Daar zijn wat mij betreft wel wat nuanceringen op aan te brengen omdat een goede invulling van het OR-lidmaatschap een aantal competenties vergt die niet bij alle medewerkers aanwezig zijn. Maar in het algemeen zou een organisatie wat mij betreft moeten streven naar een zo divers mogelijke samenstelling van de ondernemingsraad. Want dat levert het beste beeld op wat er leeft onder de medewerkers in alle geledingen van de organisatie. Ik steun jullie streven naar een optimale man-vrouwverhouding dan ook volledig.
Mogelijkheden binnen de wettelijke regels
In de Art. 9 lid 3 van de Wet op de ondernemingsraad wordt de mogelijkheid genoemd om kiesgroepen in te stellen. Door de medewerkers in de organisatie op te delen in subgroepen worden kiesgroepen gevormd. Meestal gaat het bij de kiesgroepen om afdelingen of vestigingen, maar de organisatie bijvoorbeeld kan ook worden opgedeeld in de kiesgroep full-timemedewerkers en de kiesgroep part-timemedewerkers. En dus ook in de kiesgroepen mannen en vrouwen. Aan elk van de kiesgroepen wordt vervolgens een aantal zetels in de ondernemingsraad toebedeeld, dus bijvoorbeeld bij een organisatie met 9 OR-zetels en drie vestigingen: 3 zetels voor vestiging A (kiesgroep A), 3 zetels voor vestiging B (kiesgroep B) en 3 zetels voor vestiging C (kiesgroep C). Verkiezingen vinden vervolgens in principe plaats binnen de kiesgroepen. Dus medewerkers van vestiging A kunnen zich alleen verkiesbaar stellen voor de zetels in kiesgroep A en mogen bij de verkiezingen alleen stemmen op kandidaten afkomstig uit kiesgroep A. Idee is dat op deze manier een bepaalde verdeling binnen de ondernemingsraad gewaarborgd wordt. Voornaamste nadeel van het werken met kiesgroepen is dat als er een tekort aan kandidaten in een van de kiesgroepen is, zetels onbezet blijven ook als er een overschot aan kandidaten in een andere kiesgroep is. Via het reglement kun je daar nog wel wat voor regelen, maar dat verhoogt meestal niet de overzichtelijkheid van de verkiezingen en bovendien is dan de verdeling over de kiesgroep uiteindelijk nog steeds niet zoals dat vooraf gewenst zou zijn.
Werken met kiesgroepen zou in jullie geval kunnen betekenen dat je twee kiesgroepen instelt waarbij je 50% van de zetels beschikbaar stelt aan voor de kiesgroep mannen en 50% voor de kiesgroep vrouwen. Of, als de man-vrouwverhouding binnen jullie onderneming anders is, bijvoorbeeld 70% van de zetels voor de kiesgroep mannen en 30% van de zetels voor de kiesgroep vrouwen. Mannen mogen vervolgens bij de verkiezingen alleen op mannen stemmen en vrouwen alleen op vrouwen. Zijn er minder vrouwen dan zetels dan blijft in dat geval een zetel in de kiesgroep vrouwen onbezet tenzij je in je reglement opneemt dat in dat geval een man toch een vrouwenzetel mag invullen.
Zo kan het dus, maar deze wijze van regelen zou bij sommige mensen wel eens op principiële bezwaren kunnen stuiten. Ik zelf zou er het in ieder geval lastig mee hebben. Als man mag je bij deze manier van werken immers niet op een vrouw stemmen, zelfs niet je een een vrouw de beste kandidaat zou kunnen vinden. Door regels op te nemen in het reglement zou je dit evt. ook weer by-passen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan een regel als: iedereen mag één stem uitbrengen voor een kandidaat in alle kiesgroepen. Dit is echter niet standaard en je zou de regel dan ook zelf moeten bedenken en even juridisch moeten toetsen. Er mag weliswaar veel t.a.v. reglementen, maar lang niet alles. Bovendien maken dergelijke regels verkiezingen vaak onoverzichtelijker en onbegrijpelijker voor de kiezers.
Alternatief: vertrouwen op democratische principes
Ons advies bij OR-verkiezingen is om alle kiezers meerdere stemmen te laten uitbrengen. Gedachte daar achter is dat er bij veel OR-verkiezingen vaak een of twee kandidaten heel bekend of populair zijn. Mag iedereen in de organisatie maar één stem uitbrengen dan gaan veruit de meeste stemmen naar die populaire kandidaten. Er resteren dan vaak maar een handjevol stemmen voor de resterende kandidaten en nummer drie, vier en vijf in de verkiezingsuitslag komen dan soms in de OR met maar een paar stemmen. Wie derde wordt, wordt dan meestal meer bepaald door toeval dan door iets anders. Vandaar dat het uitbrengen van meer stemmen vaak een beter beeld geeft wie er echter (na de populaire kandidaten) het meeste draagvlak heeft.
Prettige bijkomstigheid van het uitbrengen van meer stemmen, zo kan ik op basis van ervaring stellen, is dat stemmers bij OR-verkiezingen vaak kiezen voor diversiteit als die mogelijkheid bestaat. Mag iemand meer stemmen uitbrengen dan kiest hij of zij vaak voor een gelijke verdeling tussen leden met ervaring en nieuwe leden, tussen leden van de werkvloer en leidinggevenden, tussen jonge en wat oudere leden. En dus ook: mannen en vrouwen.
Regel je dus helemaal niets in je reglement ten aanzien van kiesgroepen, maar laat je kiezers meer stemmen uitbrengen én zorg je er voor dat er veel meer kandidaten dan zetels zijn en de kandidaten een grote diversiteit hebben dan pakt het in het algemeen heel goed uit en krijg je een hele diverse OR. Het loont dus om te vertrouwen op democratische principes.
Meer kandidaten?
Wil meer vrouwen in de OR hebben dan helpt het dus om te zorgen dat er meer kandidaten zijn, en dan met name vrouwelijke kandidaten natuurlijk. Dat geldt voor de situatie dat je niets regelt in je reglement en vertrouwt op democratische principes. Het geldt echter ook als je wél werkt met kiesgroepen. Want kiesgroepen werken alleen als er genoeg vrouwelijke kandidaten zijn om de vrouwenzetels ook in te vullen.
De sleutel zit wat mij betreft dan ook in goede werving van OR-kandidaten. Het werven van kandidaten is wel iets waar veel OR-en mee worstelen. Ik kan jullie daarbij evt. wel van een aantal tips voorzien, maar je moet er wel de tijd en de energie in willen steken.
Vraag
Wij hebben als OR een voorzitter en secretaris gekozen, maar niemand binnen de OR wilde plaatsvervangend voorzitter zijn. Nu worden we opgeroepen voor een rechtszaak. De voorzitter is verhinderd. Onze vraag is of we de secretaris kunnen afvaardigen om de ondernemingsraad in rechte te vertegenwoordigen in de rechtszaak.
Antwoord
Onze inschatting is dat een rechter er waarschijnlijk geen bezwaar tegen zal hebben als de secretaris wordt afgevaardigd om de OR te vertegenwoordigen in de rechtszaak. Maar… je maakt als OR natuurlijk geen goede beurt als blijkt dat jullie geen plaatsvervangend voorzitter hebben, terwijl dat volgens Art. 7 van de Wet op de ondernemingsraden wel verplicht is. Wij stellen daarom de volgende pragmatische oplossing voor:
Zorg dat de ondernemingsraad voor nu (formeel en ten minste voor de duur van de rechtszaak) de secretaris ook aanstelt in de rol van plaatsvervangend voorzitter en leg dat vast in de notulen. Of, als de OR het beter vindt dat een ander OR-lid naar de rechtszaak gaat, stel dat lid dan (formeel en ten minste voor de duur van de rechtszaak) aan als plaatsvervangend voorzitter. Hiermee voldoen jullie dan aan de wet en kan niemand daarover vallen. Is de rechtszaak voorbij, dan kan de (tijdelijk) aangestelde plaatsvervangend voorzitter eventueel ook weer aftreden.
Omdat, behalve het in rechte vertegenwoordigen van de OR, nergens in de WOR is vastgelegd wat een (plaatsvervangend) voorzitter moet doen, betekent dit voor degene die formeel is aangesteld dus ook niet dat hij of zij meer moet gaan doen dan nu al het geval is. Je kunt dus ook vragen aan de tijdelijk aangestelde plaatsvervangend voorzitter of hij of zij niet permanent de rol van plaatsvervangend voorzitter op zich wil nemen en dan afspreken dat hier geen extra taken aan zijn verbonden (behalve dan als er weer een nieuwe rechtszaak komt).
Je vraagt of het (vanuit de WOR) verplicht is om naast een voorzitter ook een plaatsvervangend voorzitter aan te stellen.
In artikel 7 WOR staat dat de ondernemingsraad uit zijn midden een voorzitter èn een of meer plaatsvervangende voorzitters kiest. Op basis daarvan kan je dus zeggen dat het verplichting is. En ergens is het wel handig om bij het begin van een nieuwe termijn ook een plaatsvervangend voorzitter aan te wijzen, zodat bij afwezigheid van de voorzitter geen onduidelijkheid of discussie ontstaat wie hem vervangt. Dan ben je als OR meer tijd kwijt aan het bespreken wie dat gaat doen, dan dat je aan het daadwerkelijke overleg kunt besteden.
Maar hoe je dit vormgeeft, staat niet in de WOR.
De WOR verwijst hierbij naar het eigen OR-reglement. Het is dus goed om daar nog even in te kijken. Mogelijk vindt je daarin al het antwoord op je vraag.
Als je het voorbeeldreglement van de SER neemt, dan staat daar het volgende in:
Dit betekent dat de plaatsvervangend voorzitter dus ook moet worden verkozen. Soms is er geen sprake van een daadwerkelijke verkiezing, omdat het aantal kandidaten beperkt is en/of de plaatsvervangend voorzitter de enig overgebleven kandidaat is na de verkiezing van de voorzitter. Dan wordt hij geacht te zijn verkozen.
Wat hierin vooral belangrijk is, is dat de ondernemingsraad het met elkaar eens is over wie de plaatsvervangend voorzitter wordt.
In de Wet op de ondernemingsraden is te vinden dat de ‘ondernemingsraad’ advies uitbrengt of instemming verleent. Het is dus de gehele ondernemingsraad die een advies uitbrengt. Eigenlijk is een handtekening van iemand daarom niet echt nodig zolang maar helder is dat het ook echt de hele ondernemingsraad is die het advies heeft uitgebracht. Om een advies- of instemmingsbrief een officieel tintje te geven kan de ondernemingsraad iemand (mondeling of schriftelijk) aanwijzen die, namens alle leden en dus namens de hele ondernemingsraad, de brief ondertekent. Je zou kunnen zeggen dat die persoon dan ‘gemandateerd’ is om namens de ondernemingsraad te handelen. Die iemand zou de voorzitter kunnen zijn, maar ook iemand anders in de ondernemingsraad of zelfs een buitenstaander. In de praktijk zien we dat meestal de voorzitter ondertekent of de secretaris of soms allebei.
Een ondernemingsraad kan (schriftelijk via een instellingbesluit) de advies- en/of instemmingsbevoegdheid over sommige onderwerpen overdragen aan een commissie. Die commissie is dan ‘gemandateerd’ om zelf advies of instemming uit te brengen. Zo’n (via een instellingbesluit gemandateerde) commissie kan op zijn beurt weer (mondeling of schriftelijk) de commissievoorzitter (of commissiesecretaris) mandateren om namens de commissie de advies- of instemmingsbrief te ondertekenen.
Wat in alle gevallen belangrijk is dat de ontvanger van een advies- of instemmingsbrief (de bestuurder dus) helderheid heeft dat een advies- of instemmingsbrief van de hele ondernemingsraad komt. Een handtekening van de voorzitter van de ondernemingsraad onder een brief geeft daarover minder reden tot twijfel dan bijvoorbeeld een handtekening van een individueel commissielid. Maar bij bijvoorbeeld een niet ondertekende brief die per mail verstuurd is maar waarbij alle leden van de ondernemingsraad op de cc staan is er ook weinig reden tot twijfel. Dus zo’n verstuurde brief is ook goed genoeg.
Vraag Oondernemingsraad
Eén van onze de leden in onze OR gaat binnenkort met pensioen en dus wordt zijn dienstverband geëindigd. Op de uitdienstredingsdatum komt hij echter weer direct als ‘nieuwe’ medewerker voor een periode van ca. 8 maanden in dienst. Bestaat er een dispensatieregeling dat hij namens zijn kiesgroep alsnog voor die periode in de OR kan blijven?
Antwoord
Je mag, volgens jullie eigen reglement, in de OR als je langer dan een jaar werkzaam bent in de onderneming. De werkneemster waar het om gaat was vóór het moment van pensionering in de onderneming werkzaam, en na het tijdstip van pensionering daar nog steeds werkzaam. Weliswaar is er iets veranderd in de aard van het dienstverband, maar de Wet op de ondernemingsraden maakt daarin eigenlijk geen onderscheid. De wet heeft het alleen over: werkzaam zijn in de onderneming. Zo worden medewerkers met een jaarcontract door de WOR bijvoorbeeld volledig gelijk gesteld met medewerkers die een contract voor onbepaalde tijd hebben. Blijft de betreffende medewerker dus (ongeveer) hetzelfde werk doen, heeft ze nog steeds een contract met de onderneming en blijft ze in dezelfde kiesgroep dan kan ze volgens mij gewoon in de OR blijven. Er is dan helemaal geen dispensatieregeling nodig. Ons is geen jurisprudentie bekend, die 100% zekerheid geeft over jouw vraag, maar vanuit de WOR kunnen we geen enkele reden bedenken, waarom ze met haar OR-werk zou moeten stoppen.
Maar: als ze wel van kiesgroep wisselt ligt het anders. Je zit immers namens een kiesgroep in de OR. En stap je uit die kiesgroep dan moet je plaatsmaken voor een andere kandidaat uit die kiesgroep. Dat geldt overigens voor elk OR-lid. Iets als een dispensatieregeling daarvoor bestaat ook niet: wie zou die dispensatie dan moeten geven? Juist: de medewerkers uit de kiesgroep! Die worden immers in de OR vertegenwoordigd door de persoon in kwestie. Je zou die medewerkers dus allemaal persoonlijk om toestemming moeten vragen. En is het er één die het er net mee eens is dat kan het al niet meer. Het lijkt me al met al niet echt een realistische aanpak.
Maar, is dat dus niet het geval, dan kan het OR-lid gewoon doorgaan met het OR-werk.
Vraag
Eén van de OR-leden binnen onze OR is zwanger en gaat binnenkort met zwangerschapsverlof. Graag willen we voor haar een tijdelijke vervanger zoeken die weer uit de OR stapt zodra het afwezige lid weer terug keert. Hoe kunnen we dat regelen?
Antwoord
Je wordt als OR-lid gekozen in de OR tot aan de volgende reguliere verkiezingen. Je bent dus OR-lid tot aan het eind van de zittingsperiode waarvoor je gekozen bent. Of, tot het moment dat je zelf besluit om de OR of de organisatie te verlaten. Zoiets als een plaatsvervangend lid bestaat wel in de WOR (zie Art. 6 lid 1 van de WOR), maar dat moet je dan wel geregeld hebben in je reglement. Moet je je reglement daarvoor wijzigen, dan gaat dat pas in bij het begin van de volgende zittingsperiode. Ook moet bestuurder geen bezwaar maken tegen het werken met plaatsvervangers. En verder moeten plaatsvervangers tegelijk met de ‘gewone’ leden gekozen worden. Heb je het geregeld in je reglement, dan werk je dus als OR structureel met plaatsvervangers. En dat is eigenlijk alleen bedoeld voor die situatie, waarin sprake is van een structureel probleem (bijvoorbeeld, als te verwachten is dat een aantal OR-leden regelmatig afwezig zal zijn, omdat ze vanwege hun werk vaak in het buitenland moeten verblijven). Structureel werken met plaatsvervangers om een tijdelijk probleem als afwezigheid vanwege ziekte of zwangerschap op te lossen is dus eigenlijk niet de bedoeling. Maar…. ook als jullie wel zo zouden willen gaan werken: werken met plaatsvervangers kan op zijn vroegst pas ingaan bij de volgende zittingsperiode.
Ook tussentijdse verkiezingen houden voor de tijdelijke vacante plek lijkt geen optimale oplossing. Tussentijdse verkiezingen kun je nl. alleen houden als er tenminste één OR-zetel echt beschikbaar is. Het zwangere OR-lid moet daarvoor formeel uit de OR stappen. Maar, als de zetel dan wordt ingevuld door een andere werknemer, dan is die zetel van hem of haar geworden. Hij/zij is dus niet verplicht die zetel weer af te staan als het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid weer terugkomt. Natuurlijk kan het tussentijds aangetreden lid wel geheel vrijwillig zelf besluiten om terug treden. Het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid heeft dan echter niet automatisch het recht om de opnieuw vrijgevallen zetel in te vullen. Formeel moeten er gewoon weer nieuwe tussentijdse verkiezingen voor de zetel plaatsvinden.
Er bestaat dus helaas niet zoiets een tijdelijk OR-lidmaatschap. Maar er zijn natuurlijk wel andere mogelijkheden om een extra werknemer tijdelijk te betrekken bij het OR-werk als je bijvoorbeeld vanwege de afwezigheid van een OR-lid even wat menskracht te kort komt. Dat kan door een werknemer uit te nodigen bij vergaderingen en hem mee te laten praten, door hem te vragen iets uit te zoeken voor de OR etc. etc. Formeel heeft zo’n werknemer dan geen stemrecht in het overleg (hij is immers formeel geen OR-lid), maar verder hoeft er geen beperking te zijn. Bovendien zijn er ook geen verkiezingen nodig, want de werknemer vult geen OR-zetel in. Je kunt dus gewoon iemand vragen. Wel verstandig is het om te regelen dat zo’n tijdelijk toegevoegde werknemer onder (de rechten en plichten van) de WOR valt. Denk bijvoorbeeld aan de geheimhouding, de rechtsbescherming en de faciliteiten. Je kunt dat regelen door het lid bijvoorbeeld toe te voegen aan een officieel ingestelde OR-commissie, maar ook bijvoorbeeld door er afspraken over te maken met de bestuurder. Ons advies is wel de afspraken goed vast te leggen.
In de WOR wordt er vanuit gegaan dat een OR-lid gekozen is en dus een bepaalde achterban vertegenwoordigt. Een ongewenst OR-lid kan daarom niet zomaar tussentijds (dus voor de zittingsperiode is afgelopen) uit de OR verwijderd worden. Alleen als het lid het overleg ernstig belemmert kan een OR-lid worden uitgesloten van OR-werkzaamheden, maar dat moet dan wel via de kantonrechter gaan. Omdat er in jullie geval volgens mij geen sprake is van een ernstige belemmering door het lid, verwacht ik dat de gang naar de rechter weinig kans heeft. Het is bovendien een nogal zwaar middel. Een andere reden waardoor een OR-lid tussentijds de OR moet verlaten is als hij weggaat uit de organisatie of, als er sprake is van kiesgroepen, de kiesgroep waar hij in zit (bijv. voor een andere baan), maar ook dat is geen middel wat jullie kunnen inzetten. De laatste manier waarop een OR-lid tussentijds de OR kan verlaten is als hij zelf uit de OR stapt. Gezien jullie eerdere ervaringen biedt die laatste weg waarschijnlijk ook geen oplossing, maar je zou het nog kunnen proberen: je zou met het OR-lid kunnen gaan praten en hem vriendelijk doch dwingend kunnen verzoeken om zijn zetel op te geven. Doet hij dat niet, dan zit er weinig anders op dan tot het einde van de zittingsperiode te wachten…
O ja, misschien nog wel een tip: als de aanwezigheid van nieuwe lid écht tot reputatieschade voor de OR leidt en er klachten komen vanuit de achterban zou ik de bal direct terugspelen. Het ongewenste lid kon immers in de OR komen omdat er niemand anders vanuit de achterban zich als tegenkandidaat heeft gemeld. Daarmee is de achterban minstens zo verantwoordelijk voor de aanwezigheid van het lid als de OR!
Het uitgangspunt in de WOR is: je wordt gekozen als OR-lid en krijgt daarmee een zetel in de OR. Word je ziek, of kun je om een andere reden tijdelijk niet als OR-lid optreden, dan blijft jouw zetel leeg. Immers, het is jouw zetel. De WOR kent geen voorschrift hoe te handelen bij tijdelijke afwezigheid.
In een OR-reglement kun je veel praktische zaken regelen, maar uitgangspunten uit de WOR moeten daarbij wel in het oog worden gehouden.
Belangrijk: als de verandering effect heeft (of had kunnen hebben) op het kiesgedrag van medewerkers en daarmee op de wijze waarop kandidaten een zetel kunnen bezetten, gaat de verandering pas in na de volgende verkiezingen.
Eén optie zou kunnen zijn, voor elke OR-lid een plaatsvervanger aan te wijzen. Wel levert het een aantal problemen op, want wat doe je nu als er een vacature in de OR komt omdat een ander lid de OR verlaat? Krijgt de persoon verderop op de kieslijst dan die vacatureplek? Of krijgt de persoon die nu tijdelijk de plek van een ziek OR-lid invult dan de definitieve plek en krijgt de volgende op de kieslijst de tijdelijke ziektevervangingsplek? Daar moet je nog wel even goed over nadenken als je zelf een tekst gaat bedenken.
En, regel je het op deze manier, dan had dat mogelijk het kiesgedrag bij de laatste verkiezingen kunnen veranderen. En dus mag je deze regel pas laten ingaan na de volgende verkiezingen.
Wat is eenvoudiger te regelen?
Ons advies is het reglement niet aan te passen, maar de tijdelijke ziektevervanging op een andere manier te regelen. Laat de ziektevervanger niet als formeel OR-lid deelnemen, maar als meepratende medewerker, als niet-lid. Strikt gesproken mag zo’n niet-lid dan zijn stem niet uitbrengen als het op een stemming aankomt, maar verder kan hij of zij overal over meepraten en klussen verrichten als de rest van de OR-leden daar geen bezwaar tegen hebben. En, omdat OR-en meestal niet via formeel stemmen tot keuzes komen, gaat het formeel niet kunnen stemmen van het niet-lid waarschijnlijk geen probleem opleveren in de praktijk. Wel is het goed om duidelijke afspraken met de bestuurder te maken over tijdsbesteding, de rechtsbescherming en andere rechten en plichten van het aangesloten niet-lid, want dat lid heeft nu formeel geen recht op OR-faciliteiten. Een niet-lid valt formeel immers niet onder de wettelijke regels rondom het OR-werk. Zijn er afspraken te maken met de bestuurder, leg die dan ook vast (kan eenvoudig in een mail aan de bestuurder), zodat de afspraken ook geborgd zijn. Verder zou ik ook de ‘achterban’ even informeren over de status van het niet-lid. Strikt gesproken is dat niet nodig, omdat een OR iedereen mag uitnodigen om aan te sluiten, maar je wilt als OR voorkomen dat andere medewerkers zich verontwaardigd bij jullie melden met de mededeling dat zij ook wel hadden willen aansluiten.
Eén OR-zetel is verbonden aan een persoon en kan niet tijdelijk worden overdragen. Werken met plaatsvervangers kan soms wel, maar dat moet dan geregeld zijn in het reglement. Anders kan het niet. Het OR-lid kan natuurlijk zijn zetel beschikbaar stellen. Doet hij dat, dan kan hij later echter geen recht laten gelden op zijn voormalige zetel. Hij moet zich gewoon weer verkiesbaar stellen.
Kortom: vrijwillig opgeven van een zetel is voor een lid dat terug wil komen geen verstandige keuze. Wat wel kan is tijdelijk een niet-OR-lid uitnodigen voor alle OR- en Overlegvergaderingen. Zo iemand neemt dan niet deel als volwaardig lid maar kan wel input leveren en vragen stellen. Hij mag alleen niet meebeslissen want daarvoor moet je verkozen zijn. Kies je hiervoor, stem het dan wel af met de bestuurder vanwege facilitering, geheimhouding en rechtsbescherming van het tijdelijk toegevoegde lid.
Wij hebben geen sjabloon beschikbaar voor een jaarverslag van een OR. Dat is misschien ook niet zo onlogisch, want er zijn eigenlijk geen richtlijnen waaraan zo’n jaarverslag zou moeten voldoen. We komen ze dan ook in alle soorten en maten tegen: van eenvoudige A4-tjes met een korte opsomming van de uitgebrachte instemmingen en adviezen tot complete boekwerken die OR-en gebruiken ter promotie van het OR-werk. Ook kennen we OR-en die hun resultaten op koffiebekers hebben afgebeeld en verspreid onder de collega’s als OR-promotiemateriaal, OR-en die jaarlijks een korte Powerpoint-presentatie geven bij de nieuwjaarsbijeenkomst en OR-en die elk jaar wat anders doen.
Het hangt er een beetje vanaf wat je wil met het jaarverslag. Maken jullie als OR het enkel vanuit de verplichting in jullie reglement, dan zou mijn advies zijn om het heel beperkte te houden en bijvoorbeeld er een extra nieuwsbrief van te maken of (de meest minimalistische optie) een stapel te maken van de notulen en daar een wit vel papier op te leggen waarop je ‘Jaarverslag 2024’ zet. Maar als je het wilt gebruiken ter promotie van de OR dan kun je het zo gek maken als je het zelf wilt.
Ben je nog geen lid, maar heb je wel een vraag? Neem dan gerust contact met ons op. Je eerste vraag beantwoorden we altijd gratis. Wij komen zo snel mogelijk bij je terug met een antwoord!
Vragen die wij hier publiceren zijn aan ons gesteld door de leden van onze helpdesk Atim Paraat. Als OR kun je een jaarabonnement op Atim Paraat nemen. Je geniet van de volgende voordelen:
