Veel bestuurders willen dus graag én transparant zijn, onduidelijkheden zo veel mogelijk voorkomen én werken aan vertrouwen. Een andere manier dan alle stukken opsturen om aan die behoeften te voorzien is werken met een vast format voor advies- en instemmingsaanvragen, zo zien wij in onze praktijk. Het is een manier waar bovendien ook de ondernemingsraad de vruchten van plukt.
De lezer is amateur
Vaak wordt er bij het opstellen van een advies- of instemmingsaanvraag onvoldoende rekening mee gehouden, dat de ondernemingsraad niet uit inhoudelijk experts bestaat. In een OR zitten betrokken medewerkers die op het gebied van organisatie en management niet doorgeleerd hebben. Het OR-werk beslaat bovendien maar een deel van hun werktijd. Een aanvraag die bestaat uit vele pagina´s met managementtaal en financiële onderbouwingen is voor veel OR-leden lastig te doorgronden. Dit kan de leden onzeker maken. Gevolg daarvan is vaak dat ze een groot aantal detail- en technische vragen voorleggen aan de bestuurder in een poging alles te doorgronden. Veel tijd, geld en energie kan verloren gaan met een voortwoekerend vraag-en-antwoorden-spel dat daarop volgt.
Herschrijf in begrijpelijke taal
Voor vlotte besluitvorming is een aanvraag in begrijpelijke taal, die leesbaar is voor een gemiddelde werknemer, enorm helpend. Het maken van de vertaalslag van managementtaal naar medewerkerstaal kan een bestuurder bovendien helpen het voorgenomen besluit beter uitlegbaar te maken. Want als de OR het snapt is er waarschijnlijk ook taal gevonden, die voor de hele organisatie begrijpelijk is. De OR is immers een afvaardiging daarvan.
De WOR geeft richting
Maar wat zet je dan precies in die aanvraag? In de WOR staan zowel voor een instemmingsaanvraag als voor een adviesaanvraag een aantal voorgeschreven toetspunten. Die gebruiken we bij Atim als uitgangspunt. Daarnaast zijn er een aantal thema’s waarover de meeste OR-en graag overzichtelijk informatie willen ontvangen. Dat is onder meer hoe de voorgenomen in de praktijk geïmplementeerd gaat worden, hoe er met medewerkers gecommuniceerd gaat worden en wat er geregeld is of wordt voor medewerkers die negatieve gevolgen gaan ondervinden van de voorgenomen verandering. Vanuit Atim hebben we verschillende formats opgesteld waarin deze aspecten te vinden zijn. Ook formats voor de reactie vanuit de OR, want ook hiervoor is het handig een format te gebruiken. Als bestuurder wil je immers in de reactiebrief vanuit de OR snel kunnen vinden, wat de OR je mee wil geven.
Formats faciliteren betere besluitvorming
Wanneer je met als richtsnoer de formats het advies- of instemmingsproces doorloopt ontstaat er ruimte om het voor het concentreren op de inhoud en de kwaliteit van het overleg. Van beide kanten kan er snel ter zake gekomen worden. Een goed format zorgt ervoor dat in één oogopslag te zien is dat aan de wettelijke eisen voor de aanvraag is voldaan, wat ook vanuit het oogpunt van compliance een goed idee is. En doordat een aanvraag in begrijpelijke taal is voelen OR-leden zich direct geïnformeerd op de thema´s die voor hen belangrijk zijn. Dat geeft vertrouwen en houvast om een zinvolle bijdrage te leveren. Een vast format kan bovendien een prettige voorspelbaarheid voor de ondernemingsraad waarborgen. Aan beide kanten neemt de ruis af en de tijdswinst toe, terwijl de kwaliteit van het advies of de instemming toeneemt. Meer weten?
