Interne zaken van de ondernemingsraad

Wij zijn er zelf voorstander van als OR-en zelfstandig aan de slag gaan met achterbanraadplegingen. Het goed uitvoeren van surveys (en goed interpreteren van de resultaten en passende vervolgacties uitvoeren) is echt een vak. Wanneer je het niet handig uitvoert, loop je het risico dat er veel werk in gaat zitten en het weinig of niets oplevert. Of, erger nog, je er onterechte verwachtingen mee wekt bij je collega’s.

Wil je als OR echt een achterbanraadpleging, dan is onze tip om dat zo veel mogelijk in samenwerking met jullie eigen HR- en/of communicatieafdeling te doen. Daar zit, als het goed is, de expertise hoe je zoiets goed doet. En de kans is veel groter dat als er dan wat uitkomt, het resultaat ook niet ter discussie gesteld zal worden door de bestuurderszijde van de tafel.

Zien jullie het niet zitten om met jullie eigen HR- en/of communicatieafdeling te werken of willen ze echt niet meewerken en hebben jullie wel een hele goede reden om toch een raadpleging te doen, dan kun je overwegen om het als OR zelfstandig aan te pakken. Kies dan wel voor betrekkelijk eenvoudige vragenlijstjes waarvan de interpretatie eenvoudig en eenduidig is.

Heel in het kort: nee, leden van een OR-klankbordgroep vallen niet automatisch onder dezelfde bescherming van art. 21 van de WOR (terwijl bijvoorbeeld ambtelijk secretarissen wel onder deze bescherming vallen) als leden van een OR.

Natuurlijk kunnen OR en directie daarover wel afspraken maken. Denk daarbij aan afspraken over tijdsbeslag (hoeveel en wanneer) en eventueel promotiekansen en ontslagbescherming. Als je denkt dat dat belangrijk is, leg dan schriftelijk vast dat de bestuurder een en ander ook communiceert aan de direct-leidinggevenden van klankbordgroep-leden. Anders kan een direct leidinggevenden zeggen dat hij van geen afspraken weet.

Met een duur woord heten dergelijke afspraken tussen OR en bestuurder “sociaal contract”. Zie ook: https://www.ser.nl/nl/thema/medezeggenschap/aan-de-slag-met-de-or/rechtspositie

Je wilt natuurlijk dat een persoon in een klankbordgroep volledig vrijuit zijn/haar mening kan geven. Als hij/zij echter kennis heeft van bedrijfsgeheimen, mag hij/zij die niet zondermeer aan de OR doorgeven.

Een tip is om in gesprekken met de bestuurder aan te geven dat de OR dit bespreekt om het bedrijf van dienste te zijn. Idealiter voelt het niet als touwtrekken tussen OR en bestuurder (waarin de OR dreint of bedelt om een gunst), maar als een dienstverlening van de OR aan het bedrijf en haar doelstellingen. OR-adviezen zijn immers van meer waarde wanneer ze gestoeld zijn op ongecensureerde input van de collega’s/achterban. Bescherming draagt eraan bij dat klankbordgroep medewerkers geen blad voor de mond nemen en, via de OR, directie dus van feedback voorzien.

Een andere tip is om als OR terughoudend te zijn met het aangeven welke klankbordgroepsleden welke mening hebben geuit. Als de klankbordgroep voldoende groot is, zal de organisatie niet weten wie welke mening heeft geuit en kan er dus (zelfs als de directie zou willen) niet benadeeld worden. In die zin kan het voordeel hebben als de bestuurder juist niet weet wie klankbordleden zijn van de OR, maar dan kan de bestuurder natuurlijk ook geen extra bescherming beloven.

In de Wet op de ondernemingsraad staat eigenlijk niks over het minimum aantal leden dat een OR moet hebben. Dus technisch gezien zou een OR zelfs uit slechts één lid kunnen bestaan en toch adviezen kunnen geven of instemming kunnen verlenen.

Sommige OR-reglementen hebben wel regels rondom besluitvorming. Vaak staat er dat de OR alleen kan beslissen als minstens de helft van de leden aanwezig is. Maar als de OR maar één lid heeft, dan is de helft van de leden ook gewoon dat ene lid. Dus kan dat ene lid nog steeds als OR optreden. Tenzij er wordt gesproken over de helft van de zetels, dan geldt natuurlijk een andere regel.

Hoewel het niet echt past bij de bedoeling van de WOR als een OR maar uit één lid bestaat, kan het volgens de letter van de wet en de meeste OR-reglementen wel. Rechters kijken vaak naar de letter van de wet.

Dus, kort gezegd, er lijkt geen echt minimum te zijn.

Maar… als een OR maar uit één lid bestaat kan de ondernemer (of bestuurder) daar naar ons idee wel verantwoordelijk voor worden gesteld, want volgens Art. 2 uit de WOR is een ondernemer (of bestuurder) verantwoordelijk voor het instellen van een OR conform de WOR.

Er zijn geen regels voor of een ambtelijk secretaris wel of niet aanwezig zou moeten zijn bij een informeel overleg tussen de bestuurder en het dagelijks bestuur van een ondernemingsraad. Het is aan de bestuurder en (het dagelijks bestuur van) de ondernemingsraad samen of ze de ambtelijk secretaris bij het overleg willen toelaten. En het is aan de ondernemingsraad om te bepalen waarvoor de ambtelijk secretaris wordt ingezet en dus ook hoe de uren van de ambtelijk secretaris worden besteed.

Praktijk is dat ambtelijk secretarissen wel vaak aansluiten bij bijvoorbeeld het agenda-overleg tussen bestuurder en het dagelijks bestuur (een overleg wat meestal ook een informeel karakter heeft). Dat de ambtelijk secretaris daar bij is, is wel logisch, want in dat overleg worden vaak afspraken gemaakt over wat op de agenda van de overlegvergadering komt.
Bij een ‘gewoon’ informeel overleg is echter soms de ambtelijk secretaris er bij, maar soms ook niet. Bij zo’n gewoon informeel overleg gaat het vaak om een open informatieuitwisseling tussen (vertegenwoordigers van) de OR en de bestuurder zonder dat daar meteen afspraken uit voortkomen. Ook wordt zo’n overleg eigenlijk nooit genotuleerd. Om die reden is het meestal niet echt nodig dat de ambtelijk secretaris daar bij zit.

In de Wet op de ondernemingsraden is te vinden dat de ‘ondernemingsraad’ advies uitbrengt of instemming verleent. Het is dus de gehele ondernemingsraad die een advies uitbrengt. Eigenlijk is een handtekening van iemand daarom niet echt nodig zolang maar helder is dat het ook echt de hele ondernemingsraad is die het advies heeft uitgebracht. Om een advies- of instemmingsbrief een officieel tintje te geven kan de ondernemingsraad iemand (mondeling of schriftelijk) aanwijzen die, namens alle leden en dus namens de hele ondernemingsraad, de brief ondertekent. Je zou kunnen zeggen dat die persoon dan ‘gemandateerd’ is om namens de ondernemingsraad te handelen. Die iemand zou de voorzitter kunnen zijn, maar ook iemand anders in de ondernemingsraad of zelfs een buitenstaander. In de praktijk zien we dat meestal de voorzitter ondertekent of de secretaris of soms allebei.

Een ondernemingsraad kan (schriftelijk via een instellingbesluit) de advies- en/of instemmingsbevoegdheid over sommige onderwerpen overdragen aan een commissie. Die commissie is dan ‘gemandateerd’ om zelf advies of instemming uit te brengen. Zo’n (via een instellingbesluit gemandateerde) commissie kan op zijn beurt weer (mondeling of schriftelijk) de commissievoorzitter (of commissiesecretaris) mandateren om namens de commissie de advies- of instemmingsbrief te ondertekenen.

Wat in alle gevallen belangrijk is dat de ontvanger van een advies- of instemmingsbrief (de bestuurder dus) helderheid heeft dat een advies- of instemmingsbrief van de hele ondernemingsraad komt. Een handtekening van de voorzitter van de ondernemingsraad onder een brief geeft daarover minder reden tot twijfel dan bijvoorbeeld een handtekening van een individueel commissielid. Maar bij bijvoorbeeld een niet ondertekende brief die per mail verstuurd is maar waarbij alle leden van de ondernemingsraad op de cc staan is er ook weinig reden tot twijfel. Dus zo’n verstuurde brief is ook goed genoeg.

Nergens in de Wet op de ondernemingsraden staan eisen waar een OR-jaarverslag aan moet voldoen. Wel moet je er een maken (zeker als dat in je reglement vermeld staat). Je mag echter zelf bedenken wat je er in wil zetten en hoeveel tijd je er aan wilt besteden. Als je het je makkelijk wil maken leg je alle notulen van de OR-vergaderingen op een stapeltje, leg je daar een wit vel bovenop waar je ‘Jaarverslag 2023’ op zet en ben je klaar.

Wat we het meeste zien is een eenvoudig en kort verslag met daarin, na een voorwoord van de voorzitter, in ieder geval iets in over welke advies- en instemmingsaanvragen er behandeld zijn en wie er in de OR zaten.

Maar….. veel OR-en zien het maken van een jaarverslag als een mooi moment om de zichtbaarheid van de OR te vergroten. Ze maken dan bijvoorbeeld een presentatie met wat er bereikt en gedaan is in een OR-jaar en presenteren dat tijdens een medewerkersbijeenkomst (waarbij de presentatie dan het jaarverslag is). Of ze maken een mooi boekje, schrijven een speciale nieuwsbrief, maken een poster of een soort van krantje. We hebben van heel creatieve OR-en vouwkubussen en zelfs bedrukte mokken gezien. Het mag allemaal.

Kies dus wat bij jullie past waarbij onze algemene tip is: kies ofwel voor een heel simpele variant die niet veel tijd kost ofwel voor een variant waarmee je echt de aandacht van de medewerkers weet te trekken. Alles daar tussenin betekent vaak veel tijd in iets stoppen wat door maar weinig mensen gelezen of bekeken wordt….

Het korte antwoord is: er zijn geen wettelijke voorschriften. Toch kan het wel handig zijn om interne afspraken en reacties aan de bestuurder te bewaren. Deze vraag is al eerder aan ons gesteld; hier vind je het blog dat we naar aanleiding daarvan al eens eerder geschreven hebben.

In aanvulling daarop raden we altijd aan om de verkiezingsuitslag te bewaren. In geval jullie OR-reglement werkt met een 'reservebank' van nog niet benoemde OR-kandidaten, is het handig om te weten wie als eerste aanspraak heeft op een vrijkomende OR-zetel. Deze gegevens mogen verwijderd worden bij de start van een volgende OR-zittingstermijn.

Afsluitend nog even de AVG-richtlijnen. Die hebben effect op het OR-werk, bijvoorbeeld als het gaat om het (bijvoorbeeld via intranet) bekend maken van een kiesregister. Dat mag als dit in jullie reglement zo staat, maar zodra deze informatie niet meer nodig is, zul je deze informatie moeten verwijderen. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor adreslijsten, privénummers en verjaardagen van ex-OR-leden. In principe geldt: alle persoonsgebonden informatie, waarvoor je geen goed gebruik meer hebt, moeten verwijderd worden. Beheerders van dit soort info raden wij aan, om in hun agenda of verkiezingsdraaiboek een 'note to self' te zetten om ook dit soort info te verwijderen bij de start van een nieuwe OR-zittingstermijn.

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is over verslagen van de ondernemingsraad alleen het volgende te vinden (in Art. 14): 1. De ondernemingsraad regelt in zijn reglement zijn werkwijze; 2. Het reglement bevat in ieder geval voorschriften omtrent ….. h. het opmaken en het bekendmaken aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen van de verslagen van de vergaderingen van de ondernemingsraad ….. Verder staat er in de WOR niets over verslagen.

De WOR zegt dus niet direct iets over het bekendmaken van verslagen, maar verwijst wel naar het OR-reglement. Het meest gebruikte regelement bij Ondernemingsraden is het voorbeeld-reglement van de SER. In Art. 10 lid 2 van het voorbeeld-reglement staat het volgende: De secretaris maakt het verslag bekend aan de in de ondernemingen werkzame personen en aan de ondernemer. Het aan de in de ondernemingen werkzame personen bekend te maken verslag bevat geen gegevens waarover ingevolge artikel 20 van de wet geheimhouding moet worden betracht. Staat er bij jullie eenzelfde of een vergelijkbare zin in jullie reglement, dan geeft dit antwoord op de vraag.

Overigens: het voorbeeld-reglement mag je aanpassen. Je gaat dus als OR zelf over de inhoud van je reglement, maar moet je er vervolgens ook echt aan houden. Er zijn in het verleden wel eens OR-en voor de rechter gedaagd als ze dat niet deden. Die OR-en kregen allemaal ‘een standje’ van de rechter.

Tot slot: je mag dus ook hele andere afspraken in je reglement opnemen over verslagen dan die uit het voorbeeldreglement. Dus bevalt de standaardzin je niet of wil je wat anders dan kun je je reglement aanpassen. Daar zitten dan nog wel wat (ongeschreven) regels omheen zoals bijvoorbeeld dat een aanpassing in regels rondom verkiezingen pas mogen ingaan bij een volgende zittingsperiode.

Willen jullie weten welke aanpassingen in het reglement het beste passen bij jullie organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op via [email protected]. We denken graag met je mee.

In de WOR is nergens een bewaartermijn genoemd voor OR-stukken. Verder is er ook geen andere harde wettelijke basis op basis waarvan OR-stukken (notulen, jaarverslagen, kandidatenlijsten, verkiezingsuitslagen) bewaard zouden moeten worden. Vanuit juridisch perspectief zou dus alles direct vernietigd mogen worden. Toch willen we vanuit ATIM wel een aantal richtlijnen meegeven, omdat er ook andere dan juridische redenen zijn om documenten te bewaren:

Stembiljetten verkiezingen
In het licht van mogelijke bewaren tegen een verkiezingsuitslag is het raadzaam om de stembiljetten (en/of andere gegevens waarop de verkiezingsuitslag waaronder bijvoorbeeld ook kandidatenlijsten is gebaseerd) nog een periode te bewaren. Voor de landelijke tweedekamer-verkiezingen wordt een termijn van 3 maanden gehanteerd. Ons advies is daarom om de betreffende verkiezingsdocumenten ook te bewaren tot 3 maanden nadat de verkiezingsuitslag bekend is gemaakt.

Notulen OR
Omdat er geen garantie is dat na OR-verkiezingen leden doorgaan in de OR. Een nieuwe OR moet echter wel in staat zijn om (achtergronden van) eerder gemaakte afspraken en toezeggingen terug te halen. Om die reden is om notulen tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren.

Jaarverslagen OR
Voor OR-jaarverslagen geldt min of meer hetzelfde als voor notulen van een OR, behalve dat van jaarverslag ook beweerd kan worden dat ze van historisch belang kunnen zijn. Het verleden en de ontwikkeling van het OR-overleg in een organisatie kan er immers mee worden teruggehaald. Wordt het historisch aspect niet belangrijk gevonden, dan is ons advies om de jaarverslagen tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren. Wordt wel waarde gehecht aan het historisch aspect dan is de bewaartermijn oneindig.

Advies- en instemmingsbrieven
Advies- en instemmingsbrieven (en de daaraan gekoppelde brieven van de bestuurder met het besluit) hebben juridische waarde. Er staan afspraken in waarop kan worden teruggegrepen en partijen op kunnen worden aangesproken. Ons advies daarbij is om deze brieven te bewaren tot de erin gemaakte afspraken niet meer relevant zijn. Bij instemmingsbrieven is dat eenvoudig: dat is tot aan het moment dat er weer een nieuwe wijziging in een regeling plaatsvindt (waarvoor dan weer instemming gegeven is). Bij adviesbrieven ligt het iets complexer omdat OR-adviezen (en de daaraan gekoppelde besluiten) nog jaren kunnen doorwerken, maar soms ook al na een paar maanden achterhaald zijn. Ons advies hier is om al deze documenten tenminste tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren. In het algemeen zal dat voldoende zijn. Er kunnen echter ook documenten bij zitten waarvan het raadzaam is om die nog veel langer te bewaren.

Reglementen, ondernemingsovereenkomsten
In deze documenten zijn afspraken vastgelegd en natuurlijk dienen die afspraken bewaard te worden zo lang ze nog van toepassing zijn. In principe kunnen ze vernietigd worden zodra ze zijn vervangen door een nieuw document wat het oude vervangt. Omdat hier echter ook sprake kan zijn van bezwaren vanuit bij de OR betrokken partijen (vakbonden, OR-leden, werknemers, bestuurder) is het raadzaam ze te bewaren tot 3 maanden na bekendmaking van het nieuwe document.

Vanuit de Wet op de ondernemingsraden worden geen vormeisen gesteld aan een jaarverslag van de OR. Het is wel logisch om in zo’n jaarverslag tenminste een overzicht te geven van de werkzaamheden van de OR in het afgelopen jaar en dan met name van de behandelde onderwerpen. Maar hoe je dat presenteert mag je als OR zelf weten. Je mag zelf kiezen wat bij jullie past: een jaarverslag bestaande uit OR-vergaderverslagen met een nietje erdoor of uitgebreide knutselwerken, fotoreportages, kwartetspellen of, iets wat daar ergens in het midden ligt.

Voor veel OR-en is het uitbrengen van een jaarverslag een (extra) moment om zich te presenteren en het contact met de achterban aan te halen. Het uitbrengen van het jaarverslag wordt dan vaak gecombineerd met bijvoorbeeld een lezing of een borrel. Nodig is dat niet, maar voor het contact met de achterban meestal wel goed.

Het wettelijk antwoord is dat er geen wettelijk verbod is op een OR met maar één lid. Het kan echter wel zo zijn dat in het reglement van deze OR iets staat dat zo’n OR geen formele besluiten kan nemen, bijvoorbeeld iets als: besluiten kunnen alleen worden genomen met tenminste 2/3^e van het aantal zetels. Maar als er bijvoorbeeld in het reglement staat: besluiten worden genomen met tenminste de helft van het aantal aanwezige leden (en zoiets staat er meestal in) dan kan deze OR met maar één lid vanuit wettelijk perspectief gewoon zijn werk doen.

Maar…. het is natuurlijk niet hoe de OR bedoeld is. De situatie lijkt in ieder geval niet wenselijk, zowel niet voor het ene OR-lid zelf als voor de organisatie.

Je kunt stellen dat je als OR-lid over alles wat met de bestuurder is besproken mag communiceren tenzij de bestuurder je geheimhouding heeft opgelegd of tenzij je kunt veronderstellen dat iets een vertrouwelijk karakter heeft. Zo is het beschreven in Art. 20 uit de Wet op de ondernemingsraden. Het zinnetje ‘tenzij je kunt veronderstellen dat iets een vertrouwelijk karakter heeft’ is helaas voor interpretatie vatbaar. Onze tip is daarom om in geval van twijfel even na te vragen bij de bestuurder of iets onder de geheimhouding valt.

Maar….. ook als iets niet onder de geheimhouding valt, kan het verstandig zijn om even af te stemmen wat je naar buiten brengt. Het komt de eenheid binnen de OR ten goede als er naar buiten toe een eenduidige boodschap wordt uitgedragen. Wijk je daar vanaf, dan wordt dat soms niet door de andere OR-leden gewaardeerd. En bestuurders vinden het meestal wel prettig, als ze vooraf weten wat de OR gaat communiceren. Dus, ook als het niet onder de geheimhouding valt, is het goed vooraf even goed af te stemmen binnen de OR en met de bestuurder met welk bericht je de achterban benadert.

Algemeen
In Art. 2 van de Wet op de ondernemingsraden is te vinden dat de ondernemingsraad fungeert als ‘de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen’. Dat zou je kunnen uitleggen als: de diversiteit die er in een organisatie is zou idealiter ook moeten worden gerepresenteerd in de ondernemingsraad. Daar zijn wat mij betreft wel wat nuanceringen op aan te brengen omdat een goede invulling van het OR-lidmaatschap een aantal competenties vergt die niet bij alle medewerkers aanwezig zijn. Maar in het algemeen zou een organisatie wat mij betreft moeten streven naar een zo divers mogelijke samenstelling van de ondernemingsraad. Want dat levert het beste beeld op wat er leeft onder de medewerkers in alle geledingen van de organisatie. Ik steun jullie streven naar een optimale man-vrouwverhouding dan ook volledig.

Mogelijkheden binnen de wettelijke regels
In de Art. 9 lid 3 van de Wet op de ondernemingsraad wordt de mogelijkheid genoemd om kiesgroepen in te stellen. Door de medewerkers in de organisatie op te delen in subgroepen worden kiesgroepen gevormd. Meestal gaat het bij de kiesgroepen om afdelingen of vestigingen, maar de organisatie bijvoorbeeld kan ook worden opgedeeld in de kiesgroep full-timemedewerkers en de kiesgroep part-timemedewerkers. En dus ook in de kiesgroepen mannen en vrouwen. Aan elk van de kiesgroepen wordt vervolgens een aantal zetels in de ondernemingsraad toebedeeld, dus bijvoorbeeld bij een organisatie met 9 OR-zetels en drie vestigingen: 3 zetels voor vestiging A (kiesgroep A), 3 zetels voor vestiging B (kiesgroep B) en 3 zetels voor vestiging C (kiesgroep C). Verkiezingen vinden vervolgens in principe plaats binnen de kiesgroepen. Dus medewerkers van vestiging A kunnen zich alleen verkiesbaar stellen voor de zetels in kiesgroep A en mogen bij de verkiezingen alleen stemmen op kandidaten afkomstig uit kiesgroep A. Idee is dat op deze manier een bepaalde verdeling binnen de ondernemingsraad gewaarborgd wordt. Voornaamste nadeel van het werken met kiesgroepen is dat als er een tekort aan kandidaten in een van de kiesgroepen is, zetels onbezet blijven ook als er een overschot aan kandidaten in een andere kiesgroep is. Via het reglement kun je daar nog wel wat voor regelen, maar dat verhoogt meestal niet de overzichtelijkheid van de verkiezingen en bovendien is dan de verdeling over de kiesgroep uiteindelijk nog steeds niet zoals dat vooraf gewenst zou zijn.

Werken met kiesgroepen zou in jullie geval kunnen betekenen dat je twee kiesgroepen instelt waarbij je 50% van de zetels beschikbaar stelt aan voor de kiesgroep mannen en 50% voor de kiesgroep vrouwen. Of, als de man-vrouwverhouding binnen jullie onderneming anders is, bijvoorbeeld 70% van de zetels voor de kiesgroep mannen en 30% van de zetels voor de kiesgroep vrouwen. Mannen mogen vervolgens bij de verkiezingen alleen op mannen stemmen en vrouwen alleen op vrouwen. Zijn er minder vrouwen dan zetels dan blijft in dat geval een zetel in de kiesgroep vrouwen onbezet tenzij je in je reglement opneemt dat in dat geval een man toch een vrouwenzetel mag invullen.

Zo kan het dus, maar deze wijze van regelen zou bij sommige mensen wel eens op principiële bezwaren kunnen stuiten. Ik zelf zou er het in ieder geval lastig mee hebben. Als man mag je bij deze manier van werken immers niet op een vrouw stemmen, zelfs niet je een een vrouw de beste kandidaat zou kunnen vinden. Door regels op te nemen in het reglement zou je dit evt. ook weer by-passen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan een regel als: iedereen mag één stem uitbrengen voor een kandidaat in alle kiesgroepen. Dit is echter niet standaard en je zou de regel dan ook zelf moeten bedenken en even juridisch moeten toetsen. Er mag weliswaar veel t.a.v. reglementen, maar lang niet alles. Bovendien maken dergelijke regels verkiezingen vaak onoverzichtelijker en onbegrijpelijker voor de kiezers.

Alternatief: vertrouwen op democratische principes
Ons advies bij OR-verkiezingen is om alle kiezers meerdere stemmen te laten uitbrengen. Gedachte daar achter is dat er bij veel OR-verkiezingen vaak een of twee kandidaten heel bekend of populair zijn. Mag iedereen in de organisatie maar één stem uitbrengen dan gaan veruit de meeste stemmen naar die populaire kandidaten. Er resteren dan vaak maar een handjevol stemmen voor de resterende kandidaten en nummer drie, vier en vijf in de verkiezingsuitslag komen dan soms in de OR met maar een paar stemmen. Wie derde wordt, wordt dan meestal meer bepaald door toeval dan door iets anders. Vandaar dat het uitbrengen van meer stemmen vaak een beter beeld geeft wie er echter (na de populaire kandidaten) het meeste draagvlak heeft.

Prettige bijkomstigheid van het uitbrengen van meer stemmen, zo kan ik op basis van ervaring stellen, is dat stemmers bij OR-verkiezingen vaak kiezen voor diversiteit als die mogelijkheid bestaat. Mag iemand meer stemmen uitbrengen dan kiest hij of zij vaak voor een gelijke verdeling tussen leden met ervaring en nieuwe leden, tussen leden van de werkvloer en leidinggevenden, tussen jonge en wat oudere leden. En dus ook: mannen en vrouwen.

Regel je dus helemaal niets in je reglement ten aanzien van kiesgroepen, maar laat je kiezers meer stemmen uitbrengen én zorg je er voor dat er veel meer kandidaten dan zetels zijn en de kandidaten een grote diversiteit hebben dan pakt het in het algemeen heel goed uit en krijg je een hele diverse OR. Het loont dus om te vertrouwen op democratische principes.

Meer kandidaten?
Wil meer vrouwen in de OR hebben dan helpt het dus om te zorgen dat er meer kandidaten zijn, en dan met name vrouwelijke kandidaten natuurlijk. Dat geldt voor de situatie dat je niets regelt in je reglement en vertrouwt op democratische principes. Het geldt echter ook als je wél werkt met kiesgroepen. Want kiesgroepen werken alleen als er genoeg vrouwelijke kandidaten zijn om de vrouwenzetels ook in te vullen.

De sleutel zit wat mij betreft dan ook in goede werving van OR-kandidaten. Het werven van kandidaten is wel iets waar veel OR-en mee worstelen. Ik kan jullie daarbij evt. wel van een aantal tips voorzien, maar je moet er wel de tijd en de energie in willen steken.

Vraag:
Eén van de OR-leden binnen onze OR is zwanger en gaat binnenkort met zwangerschapsverlof. Graag willen we voor haar een tijdelijke vervanger zoeken die weer uit de OR stapt zodra het afwezige lid weer terug keert. Hoe kunnen we dat regelen?

Antwoord ATIM Paraat:
Je wordt als OR-lid gekozen in de OR tot aan de volgende reguliere verkiezingen. Je bent dus OR-lid tot aan het eind van de zittingsperiode waarvoor je gekozen bent. Of, tot het moment dat je zelf besluit om de OR of de organisatie te verlaten. Zoiets als een plaatsvervangend lid bestaat wel in de WOR (zie Art. 6 lid 1 van de WOR), maar dat moet je dan wel geregeld hebben in je reglement. Moet je je reglement daarvoor wijzigen, dan gaat dat pas in bij het begin van de volgende zittingsperiode. Ook moet bestuurder geen bezwaar maken tegen het werken met plaatsvervangers. En verder moeten plaatsvervangers tegelijk met de 'gewone' leden gekozen worden. Heb je het geregeld in je reglement, dan werk je dus als OR structureel met plaatsvervangers. En dat is eigenlijk alleen bedoeld voor die situatie, waarin sprake is van een structureel probleem (bijvoorbeeld, als te verwachten is dat een aantal OR-leden regelmatig afwezig zal zijn, omdat ze vanwege hun werk vaak in het buitenland moeten verblijven). Structureel werken met plaatsvervangers om een tijdelijk probleem als afwezigheid vanwege ziekte of zwangerschap op te lossen is dus eigenlijk niet de bedoeling. Maar.... ook als jullie wel zo zouden willen gaan werken: werken met plaatsvervangers kan op zijn vroegst pas ingaan bij de volgende zittingsperiode.

Ook tussentijdse verkiezingen houden voor de tijdelijke vacante plek lijkt geen optimale oplossing. Tussentijdse verkiezingen kun je nl. alleen houden als er tenminste één OR-zetel echt beschikbaar is. Het zwangere OR-lid moet daarvoor formeel uit de OR stappen. Maar, als de zetel dan wordt ingevuld door een andere werknemer, dan is die zetel van hem of haar geworden. Hij/zij is dus niet verplicht die zetel weer af te staan als het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid weer terugkomt. Natuurlijk kan het tussentijds aangetreden lid wel geheel vrijwillig zelf besluiten om terug treden. Het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid heeft dan echter niet automatisch het recht om de opnieuw vrijgevallen zetel in te vullen. Formeel moeten er gewoon weer nieuwe tussentijdse verkiezingen voor de zetel plaatsvinden.

Er bestaat dus helaas niet zoiets een tijdelijk OR-lidmaatschap. Maar er zijn natuurlijk wel andere mogelijkheden om een extra werknemer tijdelijk te betrekken bij het OR-werk als je bijvoorbeeld vanwege de afwezigheid van een OR-lid even wat menskracht te kort komt. Dat kan door een werknemer uit te nodigen bij vergaderingen en hem mee te laten praten, door hem te vragen iets uit te zoeken voor de OR etc. etc. Formeel heeft zo'n werknemer dan geen stemrecht in het overleg (hij is immers formeel geen OR-lid), maar verder hoeft er geen beperking te zijn. Bovendien zijn er ook geen verkiezingen nodig, want de werknemer vult geen OR-zetel in. Je kunt dus gewoon iemand vragen. Wel verstandig is het om te regelen dat zo'n tijdelijk toegevoegde werknemer onder (de rechten en plichten van) de WOR valt. Denk bijvoorbeeld aan de geheimhouding, de rechtsbescherming en de faciliteiten. Je kunt dat regelen door het lid bijvoorbeeld toe te voegen aan een officieel ingestelde OR-commissie, maar ook bijvoorbeeld door er afspraken over te maken met de bestuurder. Ons advies is wel de afspraken goed vast te leggen.

Vraag Oondernemingsraad:
Eén van onze de leden in onze OR gaat binnenkort met pensioen en dus wordt zijn dienstverband geëindigd. Op de uitdienstredingsdatum komt hij echter weer direct als ‘nieuwe’ medewerker voor een periode van ca. 8 maanden in dienst. Bestaat er een dispensatieregeling dat hij namens zijn kiesgroep alsnog voor die periode in de OR kan blijven?

Antwoord ATIM Paraat:
Je mag, volgens jullie eigen reglement, in de OR als je langer dan een jaar werkzaam bent in de onderneming. De werkneemster waar het om gaat was vóór het moment van pensionering in de onderneming werkzaam, en na het tijdstip van pensionering daar nog steeds werkzaam. Weliswaar is er iets veranderd in de aard van het dienstverband, maar de Wet op de ondernemingsraden maakt daarin eigenlijk geen onderscheid. De wet heeft het alleen over: werkzaam zijn in de onderneming. Zo worden medewerkers met een jaarcontract door de WOR bijvoorbeeld volledig gelijk gesteld met medewerkers die een contract voor onbepaalde tijd hebben. Blijft de betreffende medewerker dus (ongeveer) hetzelfde werk doen, heeft ze nog steeds een contract met de onderneming en blijft ze in dezelfde kiesgroep dan kan ze volgens mij gewoon in de OR blijven. Er is dan helemaal geen dispensatieregeling nodig. Ons is geen jurisprudentie bekend, die 100% zekerheid geeft over jouw vraag, maar vanuit de WOR kunnen we geen enkele reden bedenken, waarom ze met haar OR-werk zou moeten stoppen.

Maar: als ze wel van kiesgroep wisselt ligt het anders. Je zit immers namens een kiesgroep in de OR. En stap je uit die kiesgroep dan moet je plaatsmaken voor een andere kandidaat uit die kiesgroep. Dat geldt overigens voor elk OR-lid. Iets als een dispensatieregeling daarvoor bestaat ook niet: wie zou die dispensatie dan moeten geven? Juist: de medewerkers uit de kiesgroep! Die worden immers in de OR vertegenwoordigd door de persoon in kwestie. Je zou die medewerkers dus allemaal persoonlijk om toestemming moeten vragen. En is het er één die het er net mee eens is dat kan het al niet meer. Het lijkt me al met al niet echt een realistische aanpak.

Maar, is dat dus niet het geval, dan kan het OR-lid gewoon doorgaan met het OR-werk.

In de WOR wordt er vanuit gegaan dat een OR-lid gekozen is en dus een bepaalde achterban vertegenwoordigt. Een ongewenst OR-lid kan daarom niet zomaar tussentijds (dus voor de zittingsperiode is afgelopen) uit de OR verwijderd worden. Alleen als het lid het overleg ernstig belemmert kan een OR-lid worden uitgesloten van OR-werkzaamheden, maar dat moet dan wel via de kantonrechter gaan. Omdat er in jullie geval volgens mij geen sprake is van een ernstige belemmering door het lid, verwacht ik dat de gang naar de rechter weinig kans heeft. Het is bovendien een nogal zwaar middel. Een andere reden waardoor een OR-lid tussentijds de OR moet verlaten is als hij weggaat uit de organisatie of, als er sprake is van kiesgroepen, de kiesgroep waar hij in zit (bijv. voor een andere baan), maar ook dat is geen middel wat jullie kunnen inzetten. De laatste manier waarop een OR-lid tussentijds de OR kan verlaten is als hij zelf uit de OR stapt. Gezien jullie eerdere ervaringen biedt die laatste weg waarschijnlijk ook geen oplossing, maar je zou het nog kunnen proberen: je zou met het OR-lid kunnen gaan praten en hem vriendelijk doch dwingend kunnen verzoeken om zijn zetel op te geven. Doet hij dat niet, dan zit er weinig anders op dan tot het einde van de zittingsperiode te wachten…

O ja, misschien nog wel een tip: als de aanwezigheid van nieuwe lid écht tot reputatieschade voor de OR leidt en er klachten komen vanuit de achterban zou ik de bal direct terugspelen. Het ongewenste lid kon immers in de OR komen omdat er niemand anders vanuit de achterban zich als tegenkandidaat heeft gemeld. Daarmee is de achterban minstens zo verantwoordelijk voor de aanwezigheid van het lid als de OR!

Een OR mag vrij communiceren met zijn achterban. Alleen over de informatie die de OR heeft gekregen onder geheimhouding mag niet worden gecommuniceerd. Een uitleg van de stappen die de OR heeft ondernomen, de criteria die de OR heeft gehanteerd en de eindconclusie die door de OR is getrokken kan daarom eigenlijk nooit onder de geheimhouding vallen. Dat is immers informatie vanuit de OR en niet vanuit de bestuurder. Daarbij komt dat informatie die al bekend is gemaakt aan de achterban door de bestuurder natuurlijk ook nooit onder de geheimhouding kan vallen. In de meeste gevallen zal de informatie in een adviesbrief van een OR dan ook niet onder de geheimhouding vallen, zeker niet als een reorganisatie eenmaal bekend is gemaakt onder de medewerkers.

Het is echter niet uitgesloten dat in een adviesbrief informatie te vinden is die (nog) wel onder de geheimhouding valt. Bijvoorbeeld geheime strategische informatie of geheime plannen voor de toekomst waarover nog geen definitief besluit is gevallen. Stellen dat alle informatie in een adviesbrief onder de geheimhouding valt is echter niet reëel. Ik zou de bestuurder dan ook specifiek vragen welke elementen in de brief onder de geheimhouding vallen en ook waarom. Over de rest kun je dan wel vrij communiceren.

Is er niets in de brief wat onder de geheimhouding valt dan zijn er goede redenen om de adviesbrief integraal bekend te maken aan jullie achterban. Via die brief kun je als OR immers demonstreren hoe je je werk hebt aangepakt en ik vind dat je die uitleg verschuldigd bent aan de mensen die je vertegenwoordigt. Ik denk bovendien dat, omdat jullie positief advies hebben uitgebracht, de inhoud van de adviesbrief de bestuurder kan steunen en het draagvlak voor de verandering kan vergroten. Risico van de adviesbrief bekendmaken is echter wel dat je als OR lastige vragen kunt gaan krijgen vanuit de achterban. Door de brief niet bekend te maken loop je dat risico natuurlijk niet, maar of dat opweegt tegen de nadelen? O ja, maak je als OR de adviesbrief bekend en krijg je als OR-lid een lastige vraag hou je dan bij het uitleggen van de overwegingen en conclusies van de OR en ga niet de plannen van de bestuurder verdedigen. Dat laatste is immers niet jullie taak maar die van het management. Verwijs een achterbanlid met een inhoudelijke vraag dan ook naar zijn leidinggevende of de bestuurder.

Tenslotte: verstandig om de communicatie vanuit de OR met de achterban even af te stemmen met de bestuurder. Dat betekent echter niet dat je als OR niet je eigen overwegingen kunt maken en kunt afwijken van wat de bestuurder wil. Mijn advies is echter om, als je afwijkt, dat dan wel tijdig aan te kondigen en ook je overwegingen daarbij bekend te maken zodat de bestuurder niet verrast wordt.

Uit rechtspraak rondom de OR valt op te maken dat de OR een grote autonomie heeft. De OR mag zelf bepalen hoe hij wil werken, hoe hij verkiezingen wil organiseren, hoe er besluiten genomen worden, welke trainer of adviseur wordt ingeschakeld etc. In het verlengde daarvan z=is het logisch dat een OR bijvoorbeeld ook zelf mag bepalen over welke onderwerpen hij wil praten en op welke wijze. In Art. 23 lid 2 staat bovendien vermeld dat onderwerpen op de OR agenda geplaats moeten worden als de OR of de bestuurder de bespreking daarvan wenselijk acht.

Kortom: wat een OR op de agenda plaats bepaalt hij zelf. De bestuurder kan vanzelfsprekend wel geheimhouding opleggen (Art. 20, lid 1) aan de OR om te communiceren met de achterban over wat er op de agenda komt. Maar dus niet over wat er besproken wordt.

De vraag was hoe de OR het beste zou kunnen regelen dat niet-OR-leden tijdelijk werkzaamheden kunnen verrichten voor de OR bijv. door deel te nemen in een werkgroep of door, ook na beëindiging van het OR-lidmaatschap, nog een tijd lang de OR te ondersteunen bij het beoordelen van pensioenvoorstellen. Bij goed regelen had de OR zelf in gedachten: hoe te waarborgen dat de niet-OR-leden ook onder de geheimhouding vallen? Ik had daar zelf ook nog in gedachten: gebruik kunnen maken van de OR-faciliteiten en niet kunnen worden benadeeld als gevolg van OR-werkzaamheden.

De eenvoudigste manier om het goed te regelen is: werken met commissies. In principe is een commissie ongeveer hetzelfde als een werkgroep, maar commissies worden expliciet benoemd in de WOR. Door officieel een commissie in te stellen gaan voor de leden van de commissie (ook de niet-OR-leden) automatische een aantal onderdelen uit de Wet op de ondernemingsraden gelden. Zie bijvoorbeeld Art. 20 over geheimhouding, Art. 17 over faciliteiten (voorzieningen) en Art. 21 over bescherming tegen benadeling. Een commissie stel je formeel in via een zogenaamd instellingsbesluit. Toelichting daarover (en voorbeeldteksten) kun je vinden in het voorbeeldreglement ondernemingsraden 2020 (ser.nl) vanaf blz. 101.

Enige nadeel van werken met commissies als middel om het goed te regelen voor niet-OR-leden is dat er wel eisen worden gesteld aan een commissie. Zo moet een vaste commissie van de OR (dat is een commissie zijn die zich bezig houdt met een specifiek onderwerp als pensioenen of ARBO) in meerderheid bestaan uit OR-leden. Dus als je bijvoorbeeld maar één niet-OR-lid wil inzetten moet je toch formeel een hele commissie optuigen. Toch zou dat ook in die situaties mijn voorkeur hebben, want het is helemaal niet erg als de OR-leden in de commissie als het werk overlaten aan het ene niet-OR-lid. Dat mag. En dan zou je eigenlijk apart afspraken moeten maken met de bestuurder over faciliteiten en geheimhouding (bijvoorbeeld in een Ondernemingsovereenkomst (zie Art. 32 lid 2 uit de WOR en/of het voorbeeldreglement vanaf blz. 131) en ook nog eens aparte afspraken over bijv. geheimhouding met het niet-OR-lid omdat die formeel niet gebonden is aan regels die voor OR-leden wel gelden.

Volledige vraag van de ondernemingsraad:
We nemen als OR deel aan een door de directie ingestelde werkgroep met het oog op een nieuwe pensioenregeling. We hebben als OR voor deze werkgroep ook een oud OR-lid gevraagd die veel verstand heeft van pensioenen. Kunnen wij het voormalig OR-lid inschakelen als (extern) deskundige zoals bedoeld in Art. 16 in de WOR?

Ons antwoord:
Bij de toepassing van Art. 16 kan het zowel om externe expertise als om interne expertise gaan. Denk bijvoorbeeld aan de ‘interne expert’ bedrijfsarts of ARBO-medewerker. Wat in het algemeen niet onder Art. 16 wordt verstaan is een medewerker die over meer kennis beschikt op een bepaald gebied vanwege eerder werk in de OR. Het is volgens ons echter ook niet verboden om zo iemand als expert in te zetten. Helemaal logisch lijkt het alleen niet en zou bovendien kunnen leiden tot discussies met de directie/HRM. Complicerend kan dan zijn of zo’n collega (ook) wel volgens directie en HRM wordt gezien als expert of meer als een (voormalig) OR-lid met extra kennis.

Wordt de collega ook door de directie en HRM als expert beschouwd dan zou Art. 16 verdedigbaar kunnen zijn. Is het echter iemand die zeer waarschijnlijk door directie en HRM meer gezien wordt als een (voormalig) OR-lid met extra kennis, dan is het logischer Art. 15 (en dan met name lid 2) te gebruiken. Dit is wel omslachtiger, omdat je:
- via een instellingsbesluit als OR een commissie in moet stellen met daarin (alleen) de OR-leden uit de “werkgroep”
- aan die commissie het (voormalig) OR-lid met extra kennis moet toevoegen als ‘andere in de onderneming werkzame persoon’
- en dan die OR-commissie met al zijn leden te laten deelnemen aan de “werkgroep”.
Maar, het is dan wel zuiverder: de collega neemt dan deel namens de OR en niet als (door alle deelnemers erkende) expert.

Allereerst schetsen we even de ideale situatie: volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is de OR de vertegenwoordiging van alle medewerkers binnen de onderneming en dus ook van de leden van het management (overigens: niet van de bestuurder, die wordt uitgezonderd in de WOR!). Om de vertegenwoordigende rol goed te vervullen helpt het als de OR een afspiegeling vormt van de medewerkers in de organisatie. Vanuit dat perspectief is het helemaal niet gek als er ook leidinggevenden in een OR zitten. Daarbij komt dat een goede OR zorgt voor goede informatie vanuit de hele achterban en dus ook zorgt dat er informatie beschikbaar is vanuit het management. En dat is eenvoudiger als er een leidinggevende in de OR zit. En tenslotte: is een lid gekozen is (of het nu een leidinggevende is of niet) dan is dat een teken dat er voldoende medewerkers waren die de kandidatuur van die persoon zagen zitten. Dus heeft dat lid zijn de plaats in de OR terecht gekregen, ongeacht wat hij verder voor carrière-stappen maakt.

In de praktijk zien we vaak een ondervertegenwoordiging van leidinggevenden in OR-en. Overigens zijn ook medewerkers vanuit Personeelszaken en/of andere stafafdelingen van ondervertegenwoordigd. Hoe dat komt? Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. Het hebben van verschillende ‘petten’ (leidinggevende, OR-lid én medewerker) is soms lastig: het is niet eenvoudig om objectief te zijn over beleid of plannen waaraan je zelf hebt meegewerkt of waar je zelf door geraakt wordt. In die situatie kan elk OR-lid natuurlijk komen, maar leidinggevenden of stafmedewerkers zal het vaker overkomen en dan is het eenvoudiger om die problemen niet op te zoeken en uit de OR te stappen . Er komt daarnaast nog bij dat ook de andere OR-leden last kunnen hebben van de ‘petten’. Er wordt toch anders aangekeken tegen de informatie die van een persoonlijk betrokken lid afkomstig is: is die info nog wel te vertrouwen nu er voor hem/haar ook een persoonlijk belang aan zit. Andere redenen kunnen zijn: de (gemiddeld) grotere werkdruk van leidinggevende en het gegeven dat OR-leden soms in de OR zitten om zich persoonlijk te ontwikkelen en dat daarvoor het OR-werk niet meer nodig is als ze eenmaal op een leidinggevende plek zijn terecht gekomen. Dan kunnen ze die ontwikkeling immers daar vinden.

Toch kunnen leidinggevenden op veel plekken uitstekend functioneren als OR-lid en de OR zelfs een betere OR kunnen maken. Dat komt dan, omdat leidinggevenden zijn vaak al meer gewend om te kijken naar het organisatiebelang en er daardoor voor kunnen zorgen dat de OR al breder heeft gekeken alvorens hij het overleg met de bestuurder aangaat. Ook zijn leidinggevenden vaker gewend om een overleg voor te zitten en die ervaring kan een OR goed vooruit helpen. Het vinden van een goede voorzitter voor veel OR-en niet altijd eenvoudig. En tenslotte, zoals hierboven al aangegeven, beschikken leidinggevende vaak over andere informatie dan ‘gewone’ werknemers. En die informatie kan de besluitvorming in de OR beter maken. Maar…. dat kan wel alleen als de leidinggevende in kwestie zijn ‘petten’ goed weet te scheiden en als de overige OR-leden voldoende vertrouwen hebben in het betreffende OR-lid.

In Art. 1 lid van de WOR is te vinden dat tot de in de onderneming werkzame personen ook 'degenen die in de onderneming daarin werkzaam zijn gedurende tenminste 15 maanden krachtens een uitzonderovereenkomst'.

Formeel vertegenwoordigt de OR van jullie 'onderneming' dus sowieso al de uitzendkrachten die daar al langer werkzaam zijn dan 15 maanden. Ze moeten dan wel 'in het kader van de werkzaamheden van de onderneming werkzaam zijn'. Uitzendkrachten die de tuin bijhouden, uitzendkrachten die worden ingezet voor verbouwing of uitzendkrachten in de catering tellen dus in principe niet mee, tenzij jullie organisatie een eigen tuinonderhoudsafdeling, verbouw-afdeling of eigen bedrijfsrestaurant heeft. Kortom: vanuit de WOR wordt de OR geacht uitzendkrachten te vertegenwoordigen die langere tijd in jullie organisatie werkzaam zijn. De OR zou met die groep dus eigenlijk moeten omgaan zoals met alle (overige) in de onderneming werkzame personen. De OR kan dus voor die groep hetzelfde betekenen als voor de andere medewerkers.

Strikt gesproken vormt de OR van de uitzendorganisatie óók de vertegenwoordiging van de uitzendmedewerkers. Maar dat is dan primair ten aanzien van hun relatie met de uitzendorganisatie, dus als het gaat om bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden of personele regelingen die er zijn vanuit de uitzendorganisatie.

Helaas is de OR formeel niet de vertegenwoordiging van de uitzendkrachten die korter werkzaam zijn dan 15 maanden. Maar, de OR kan (vanuit de WOR) toch wel wat betekenen voor die groep. In Art. 2 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat 'een ondernemingsraad moet worden ingesteld in het belang van de onderneming in al zijn doelstellingen'. Als er niet goed wordt omgegaan met de onrust en onvrede onder de uitzendkrachten dan kan dat een probleem gaan vormen voor de onderneming. Het is dus 'in het belang van de onderneming' dat hier iets aan gedaan wordt en om die reden dan ook niet onlogisch dat de OR hierin een rol neemt. Misschien dan niet als vertegenwoordiging van de uitzendkrachten, maar als vertegenwoordiging van alle andere medewerkers die last kunnen gaan krijgen van die onrust en onvrede.